Representante autorizado para certificação

Na União Europeia, as obrigações do mandatário estão na legislação setorial e no Regulamento (UE) 2019/1020, que para uma série de produtos proíbe a colocação no mercado sem um operador econômico estabelecido na União que responda por eles. Esse operador mantém a declaração de conformidade e a documentação técnica à disposição das autoridades, coopera com elas e age quando um produto apresenta risco. O Reino Unido repete o modelo com o seu próprio responsável para o regime UKCA. Um representante autorizado na União Europeia não vale para a Grã-Bretanha, e vice-versa.

A União Econômica Euroasiática vai um passo além: o solicitante não é apenas alguém que a autoridade consegue localizar, é o titular. O certificado ou a declaração sai em nome de uma pessoa jurídica ou empresário individual registrado em um Estado-membro, e essa parte assume as obrigações de quem colocou o produto no mercado.

O Brasil está na mesma família. A certificação passa por uma empresa com CNPJ, e nas categorias reguladas pela vigilância sanitária o detentor registrado no país é condição do registro, e não uma facilidade administrativa.

Nada disso transfere ao representante a responsabilidade pelo projeto. O dossiê técnico, a análise de risco e as evidências continuam sendo do fabricante; os deveres do representante são guardar, apresentar, cooperar e agir. O que muda é que a nomeação é um contrato com obrigações definidas para os dois lados, e um campo de assinatura em uma fatura não cria esse contrato.

Colocar o importador como solicitante é o arranjo mais barato no primeiro dia, e é o que a maioria dos primeiros projetos faz. O custo chega depois, e é estrutural antes de ser financeiro: o certificado fica amarrado a uma relação comercial. O titular é quem trata com a autoridade, quem pode alterar o documento e quem precisa consentir com qualquer uso dele.

Quando essa relação termina, o certificado não acompanha o produto. Novo distribuidor significa nova solicitação, muitas vezes novos ensaios quando os relatórios foram emitidos em nome do titular anterior, e um intervalo em que o produto não pode ser embarcado. O fabricante descobre isso na pior hora possível: quando já está trocando de distribuidor porque algo deu errado.

O segundo custo é a posição de negociação. O distribuidor que detém o documento de acesso ao mercado detém o mercado. A conversa de renovação com um distribuidor que sabe disso é outra conversa, e o fabricante não tem alternativa que não passe por certificar tudo de novo desde o início.

O terceiro é a confidencialidade. As evidências técnicas, ou seja, a lista de materiais, os esquemas e os relatórios de ensaio, ficam com o titular, e nesse arranjo o titular é uma empresa que pode também representar um concorrente.

Representação é um custo anual recorrente, não um pagamento único, e é o item que mais falta em uma primeira estimativa. Em três anos, representação mais renovação do certificado costumam superar o custo inicial do projeto. Isso não é argumento contra: é argumento para que o item entre no modelo quando o mercado é escolhido, e não quando o certificado já está quase pronto. Um representante local para exportadores sem filial no país de destino entra nessa mesma linha.

É também o item que mais trava um projeto na última etapa. Dossiê completo, ensaios feitos, pedido pronto, e nenhuma entidade estabelecida para constar como solicitante. Nesse ponto, o cronograma fica esperando a abertura de uma empresa ou um contrato de representação que poderia ter sido providenciado em paralelo desde a primeira semana.

A coluna que importa comercialmente é a terceira. Onde a parte local detém o documento, e não apenas uma cópia dele, trocar essa parte significa certificar de novo, não só refazer papelada.