Auditoria de fábrica para certificação e treinamento

Certificar o produto e certificar a fábrica são coisas diferentes, e vários esquemas exigem as duas. Os esquemas de certificado dos regulamentos técnicos da União Econômica Euroasiática incluem a avaliação do local de produção nos esquemas superiores. A Emirates Quality Mark e a Saudi Quality Mark são marcas de produto sustentadas por auditoria de fábrica e vigilância contínua. A certificação halal audita a planta por definição, porque o escopo é o processo. A certificação de sistemas de gestão é inteiramente uma auditoria.

O motivo para saber disso na primeira semana, e não no terceiro mês, é a agenda. Uma auditoria precisa de fábrica pronta, auditor disponível e, para uma fábrica no exterior, viagem organizada. Quando o esquema exige a inspeção do local de produção e o plano do projeto não a prevê, a data de lançamento já está errada e ninguém percebeu.

Menos o equipamento do que os fabricantes esperam, e muito mais se o processo descrito no papel é o processo que roda no chão de fábrica. A pergunta que se repete em todos os esquemas é a mesma: mostre o registro. Inspeção de recebimento de materiais contra uma especificação. Calibração dos instrumentos que verificam o produto. Rastreabilidade de uma unidade acabada até o lote dos seus componentes. Controle de produto não conforme: o que aconteceu com as unidades reprovadas, e se você consegue demonstrar.

O controle de mudanças é o segundo tema, e o que mais vezes está fraco. Um fornecedor substituído em um componente que afeta a conformidade, sem avaliar se ela se mantém, é uma não conformidade em todo esquema que a procura. O mesmo vale para uma mudança de produção que o dossiê técnico não reflete.

O terceiro são as pessoas. Os auditores pedem aos operadores que descrevam o procedimento que estão seguindo, e uma fábrica em que o procedimento documentado e o procedimento descrito divergem tem uma lacuna real, não uma lacuna de papel. É aqui que o treinamento se paga: não ensinando a norma, mas garantindo que quem está na linha consiga explicar o que faz e por quê.

A maioria das primeiras auditorias gera não conformidades. O que decide o cronograma é se elas são menores, fechadas com um plano de ação corretiva, ou maiores, que exigem uma visita de acompanhamento. Na maioria dos casos a diferença está na preparação, não na capacidade. Uma fábrica com os registros certos no lugar certo e pessoas que sabem onde encontrá-los costuma fechar no papel. Uma fábrica em que os registros existem, mas ninguém consegue apresentá-los na sala, recebe uma segunda visita.

A preparação não tem glamour: reunir os registros que o esquema nomeia, conferir o status de calibração de tudo o que importa, percorrer a rastreabilidade de uma unidade acabada de ponta a ponta e ensaiar as perguntas. Fazer isso uma vez antes de o auditor chegar é a diferença entre um certificado neste trimestre e um certificado no próximo.

O treinamento é a outra metade. Quando uma fábrica é auditada pela primeira vez, ou contra um esquema que nunca enfrentou, o treinamento em conformidade para exportadores que serve é o específico daquele esquema e dos cargos que estarão na sala, e não um curso geral sobre a norma.

As linhas sem auditoria não são as linhas sem obrigação. Uma rota por autodeclaração troca a auditoria agendada pela fiscalização do mercado sem aviso, que faz as mesmas perguntas aos mesmos registros com menos antecedência.