Audit di fabbrica per la certificazione e formazione

Diversi schemi di certificazione valutano lo stabilimento oltre al prodotto: un audit iniziale del sito produttivo prima del rilascio del certificato e una sorveglianza periodica dopo, per mantenerlo valido. L'audit è la voce che più spesso trasforma un progetto misurato in settimane in uno misurato in mesi e, a differenza delle prove di laboratorio, non si accelera pagando di più: il vincolo è la disponibilità dell'auditor e la prontezza dello stabilimento stesso. In un audit di fabbrica per la certificazione, noi stabiliamo se lo schema ne richiede uno, prepariamo il sito e le sue registrazioni su ciò che l'auditor cercherà, partecipiamo alla visita e formiamo le persone che dovranno rispondere.

Quali schemi auditano lo stabilimento, e perché conviene saperlo subito

Certificare il prodotto e certificare lo stabilimento sono due cose diverse, e diversi schemi le richiedono entrambe. Gli schemi con certificato dei regolamenti tecnici dell'Unione Economica Eurasiatica prevedono la valutazione del sito produttivo negli schemi superiori. L'Emirates Quality Mark e la Saudi Quality Mark sono marchi di prodotto sostenuti da un audit di fabbrica e da una sorveglianza continua. La certificazione halal audita lo stabilimento per definizione, perché il campo di applicazione è il processo. La certificazione dei sistemi di gestione è interamente un audit.

Il motivo per saperlo nella prima settimana, e non al terzo mese, è il calendario. Un audit ha bisogno di uno stabilimento pronto, di un auditor disponibile e, per un sito all'estero, di un viaggio organizzato. Quando lo schema richiede l'ispezione del sito produttivo e il piano di progetto non la prevede, la data di lancio è già sbagliata e nessuno se n'è accorto.

Che cosa verifica davvero l'auditor

Meno le attrezzature di quanto i produttori si aspettino, e molto di più se il processo descritto sulla carta è il processo che gira in reparto. La domanda che ricorre in ogni schema è la stessa: mi mostri la registrazione. Controllo dei materiali in ingresso rispetto a una specifica. Taratura degli strumenti che verificano il prodotto. Rintracciabilità di un'unità finita fino al lotto dei suoi componenti. Gestione del prodotto non conforme: che fine hanno fatto le unità scartate, e se lo può dimostrare.

La gestione delle modifiche è il secondo tema, e quello più spesso debole. Un fornitore sostituito su un componente che incide sulla conformità, senza valutare se questa regge ancora, è una non conformità in ogni schema che la cerca. Lo stesso vale per una modifica di produzione che il fascicolo tecnico non riporta.

Il terzo sono le persone. Gli auditor chiedono agli operatori di descrivere la procedura che stanno seguendo, e uno stabilimento in cui la procedura documentata e quella descritta divergono ha una lacuna reale, non una lacuna di carta. È qui che la formazione ripaga il suo costo: non insegnando la norma, ma facendo in modo che chi sta in linea sappia spiegare che cosa fa e perché.

Preparazione, e la differenza tra una non conformità e un ritardo

La maggior parte dei primi audit produce non conformità. Ciò che decide il calendario è se sono minori, chiuse con un piano di azioni correttive, o maggiori, che richiedono una visita di follow-up. Nella maggior parte dei casi la differenza sta nella preparazione, non nella capacità. Uno stabilimento con le registrazioni giuste al posto giusto e personale che sa dove trovarle di solito chiude sulla carta. Uno stabilimento in cui le registrazioni esistono, ma nessuno riesce a presentarle in sala, riceve una seconda visita.

La preparazione non ha nulla di brillante: raccogliere le registrazioni che lo schema nomina, controllare lo stato di taratura di tutto ciò che conta, ripercorrere la rintracciabilità di un'unità finita da un capo all'altro e provare le domande. Farlo una volta prima che arrivi l'auditor è la differenza tra un certificato in questo trimestre e un certificato nel prossimo.

La formazione è l'altra metà. Quando uno stabilimento viene auditato per la prima volta, o secondo uno schema che non ha mai affrontato, la formazione sulla conformità per esportatori che serve è quella specifica per quello schema e per i ruoli che saranno in sala, non un corso generale sulla norma.

Quando si applica un audit del sito

Le righe senza audit non sono le righe senza obblighi. Un percorso in autodichiarazione sostituisce l'audit programmato con la vigilanza del mercato senza preavviso, che pone le stesse domande alle stesse registrazioni con meno anticipo.