Auditoría de fábrica para certificación y formación

Certificar el producto y certificar la planta son cosas distintas, y varios esquemas exigen las dos. Los esquemas de certificado de los reglamentos técnicos de la Unión Económica Euroasiática incluyen la evaluación del centro de producción en los esquemas superiores. La Emirates Quality Mark y la Saudi Quality Mark son marcas de producto respaldadas por una auditoría de planta y vigilancia continua. La certificación halal audita la planta por definición, porque el alcance es el proceso. La certificación de sistemas de gestión es una auditoría de principio a fin.

La razón para saberlo en la primera semana, y no en el tercer mes, es la agenda. Una auditoría necesita una planta lista, un auditor disponible y, para una planta en el extranjero, un viaje organizado. Cuando el esquema exige la inspección del centro de producción y el plan del proyecto no la contempla, la fecha de lanzamiento ya está mal y nadie se ha dado cuenta.

Menos el equipamiento de lo que los fabricantes esperan, y mucho más si el proceso descrito en el papel es el proceso que corre en la planta. La pregunta que se repite en todos los esquemas es la misma: muéstreme el registro. Inspección de materiales recibidos contra una especificación. Calibración de los instrumentos que verifican el producto. Trazabilidad de una unidad terminada hasta el lote de sus componentes. Control del producto no conforme: qué pasó con las unidades rechazadas, y si puede demostrarlo.

El control de cambios es el segundo tema, y el que con más frecuencia está flojo. Un proveedor sustituido en un componente que afecta a la conformidad, sin evaluar si esta se mantiene, es una no conformidad en todo esquema que la busca. Lo mismo ocurre con un cambio de producción que el expediente técnico no refleja.

El tercero son las personas. Los auditores piden a los operarios que describan el procedimiento que están siguiendo, y una planta donde el procedimiento documentado y el descrito no coinciden tiene una brecha real, no una brecha de papeles. Aquí es donde la formación se paga sola: no enseñando la norma, sino asegurando que la gente de la línea pueda explicar qué hace y por qué.

La mayoría de las primeras auditorías produce no conformidades. Lo que decide el calendario es si son menores, cerradas con un plan de acciones correctivas, o mayores, que exigen una visita de seguimiento. En la mayoría de los casos la diferencia está en la preparación, no en la capacidad. Una planta con los registros correctos en el lugar correcto y personal que sabe dónde están suele cerrar sobre el papel. Una planta donde los registros existen, pero nadie puede presentarlos en la sala, recibe una segunda visita.

La preparación no tiene nada de vistoso: reunir los registros que el esquema nombra, revisar el estado de calibración de todo lo que importa, recorrer la trazabilidad de una unidad terminada de punta a punta y ensayar las preguntas. Hacerlo una vez antes de que llegue el auditor es la diferencia entre un certificado este trimestre y un certificado el siguiente.

La formación es la otra mitad. Cuando una planta se audita por primera vez, o contra un esquema al que nunca se ha enfrentado, la formación en cumplimiento para exportadores que sirve es la específica de ese esquema y de los puestos que estarán en la sala, no un curso general sobre la norma.

Las filas sin auditoría no son las filas sin obligación. Una vía por autodeclaración sustituye la auditoría programada por una vigilancia del mercado sin previo aviso, que hace las mismas preguntas a los mismos registros con menos margen.